“采购-支付”转型为offshore drilling公司节省了超过3000万美元

“采购-支付”转型为offshore drilling公司节省了超过3000万美元

“采购-支付”转型为offshore drilling公司节省了超过3000万美元
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一家在六大洲开展业务的海上钻井承包商在采购货物和服务方面遭遇严重延误,这还造成了支付处理方面的挑战,以及在发出采购订单和处理付款发票方面的高交易成本。这个问题源于整个“采购-支付”(P2P)流程的低效——采购、接收、应付账款、支付和会计——以及糟糕的主数据。这些过程是在一个高度定制的ERP系统中处理的,在这个系统中经常出现令人沮丧的瓶颈和延迟。

这种情况在钻井行业并不少见,因为钻井行业的主要关注点一直是生产,而不是内部操作。该公司曾试图解决这些问题,但事实证明这是困难的,因为为解决某一问题而做出的改变往往会给下游或上游带来新的问题。该公司还缺乏端到端的流程所有权来推动必要的变革。此外,即使精益组织为这些问题开发了解决方案,它们也从未被完全执行,因为资源被拉到其他竞争性的项目上。beplay.app最终,首席运营官求助于Protiviti,帮助公司制定出一套全面的方案,一劳永逸地解决问题。

像大多数成功的转换一样,这个转换从一个评估开始——为期8周的从头到尾检查整个过程,以理解依赖关系和文档挑战。评估还考虑了公司中正在影响或可能影响当前流程的所有当前和计划中的举措。从这一评估产生了一项综合战略,将分多个阶段执行。第一个阶段涉及解决供应商主数据问题,提高P2P处理的效率和自动化,以及重新定义组织结构和职责。下一阶段的重点是通过制定战略采购方法、实施支持技术和采购活动,确定并实现可持续的、显著的成本节约,为公司实现节约。


通过专注于主数据的完整性,过程自动化和目标经营模式,提升供应链组织内部的组织结构,治理和角色在第一阶段中,我们设置了强大的采购能力和工具的阶段,最终交付显著的成本节约我们的客户。- Protiviti董事总经理Christopher Monk


战略采购框架
战略采购是作为引擎捕捉“真实”利益的组织要素的组合。这些元素通过支出分析推动和分类管理持续。
花分析:
•花数据库

•花分类

•采购机会管道
识别,捕捉,维持储蓄
类别管理
•合同管理

•供应商管理

•绩效管理

P2P转换

改造采用自动化,包括电子数据交换和机器人过程自动化,消除人工努力,重复数据录入和返工开始了流程再造。使用自动化工具供应商主文件记录被清洗掉,供应商自助服务门户的建立是为了让供应商更新信息,减轻了公司的那些任务。供应商的选择,安装和维护进行了规范,并且所有的P2P政策是彻底的记录。新的数据管理模型定义的数据的所有权,使用和责任日常维护。这种广泛的自动化努力提高系统配置和鼓励技术支持的过程,如电子发票。

新的P2P功能是在单一所有者的管理下进行的。该公司制定了带有员工需求的职位描述,并为全球企业的P2P操作实施了kpi和性能指示板。这为流程创建了明确的职责和问责制。

在新的自动化系统到位后,该公司开发了一种新的企业范围内的采购方法,并实施了新的基于云计算的支出分析和电子采购工具。利用这些工具,Protiviti与客户合作,利用六步战略采购方法,举办了九次战略采购活动。实现该技术的主要好处包括在加速和自动化采购活动(RFPs)的同时可视化和分析支出的能力。

价值交付

该公司已经从P2P转型中节省了超过3000万美元。在总额中,过程费用节省了870万美元,新的采购工具和方法使采购活动节省了2 140万美元。除了财务上的成功,公司提高了其交易数据的可靠性和完整性,减少了发票处理错误。整个P2P过程在全球范围内的标准kpi和指标上运行。最后,通过增强的报告能力,该公司现在可以实时访问采购订单和发票数据。对新过程和工具的培训资源是交付持续价值的关键。Protiviti对客户进行了全面的战略采购方法培训,并开发了采购手册和培训材料,以确保标准化和优化新的支出评估和RFP工具的使用。培训确保了组织能够继续从转变后的过程中获益,而不依赖外部资源。

成功转型的关键之一是来自公司管理层的早期和坚定的支持,他们认识到变革的需要,并全心全意地支持项目的每个阶段。抗拒变革可能是实现变革的最大障碍之一。在这种情况下,通过接受变更,管理层增加了产生积极结果的机会,并为项目的最终成功做出了贡献。

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